Teams Rooms mu, Zoom Rooms mu? Lisanslar, Farklar ve Doğru Seçim

Microsoft Teams Rooms, toplantı odası için tasarlanmış Teams deneyimidir. Odaya bir kaynak hesabı (oda hesabı) açılır, Outlook takviminde bu oda davet edilir ve toplantı saati geldiğinde odadaki dokunmatik panelde tek dokunuşla başlar. Bir Teams Rooms sistemi ya Windows tabanlı bir işlem birimi ile dokunmatik konsoldan, ya Android tabanlı bir cihaz ile konsoldan ya da bir Surface Hub'dan oluşur.

Android tabanlı sistemlerin en yaygın biçimi video bar cihazlarıdır; büyük odalarda ise ayrı kamera, mikrofon ve ekranlardan oluşan Teams Rooms ve Zoom Rooms sistemleri kullanılır. Her iki durumda da cihazın Teams için sertifikalı olması gerekir.

Zoom Rooms, Zoom'un toplantı odası yazılımıdır. Mantık aynıdır: odadaki sertifikalı cihaz Zoom hesabınıza bağlanır, toplantılar dokunmatik panelden başlatılır, kablosuz içerik paylaşımı yapılır. Zoom, paylaşılan toplantı odalarının her birinin bir Zoom Rooms lisansı kullandığını belirtir.

Zoom'un belgelerine göre çoklu kamera, akıllı galeri (Smart Gallery), akıllı yönetmen (Intelligent Director) ve BYOD modu gibi özellikler lisanslı odalarda kullanılabilir. Takvim ekranı ya da dijital tabela gibi yardımcı oda türlerinin lisans koşulları ayrıca tanımlanmıştır.

Microsoft, Teams Rooms sistemleri için iki lisans sunar. Teams Rooms Basic, sertifikalı bir Teams Rooms sistemi satın alan kuruluşlara ek ücret olmadan verilir; toplantı planlama ve katılım, içerik paylaşımı ve beyaz tahta gibi temel özellikleri içerir. Bir kuruluş en fazla 25 Basic lisans kullanabilir; daha fazla oda için ek lisansların Pro olması gerekir. Basic lisansı atamak için Microsoft 365 yönetim merkezinde ödeme bilgisi girmek gerekir, ancak ücret alınmaz.

Teams Rooms Pro ücretlidir ve sayı sınırı yoktur. Basic'teki her şeye ek olarak çift ekran desteği, ön sıra (front row) görünümü, büyük galeri, çoklu kamera, konuşmacı tanıma, yapay zekâ destekli gürültü bastırma, uzaktan yönetim ve cihaz analitiği gibi özellikler sunar. Kapı yanındaki oda rezervasyon ekranları (Teams Panels) da yalnızca Pro lisansla kullanılabilir.

Donanım tarafında birçok üreticinin cihazı her iki platformu da destekler; ancak bir cihaz aynı anda tek platformda çalışır ve platform değiştirmek cihazın sıfırlanıp yeniden kurulmasını gerektirir (modele göre). Bu yüzden platform kararını cihaz seçiminden önce vermek gerekir.

Birçok kurum kendi içinde Teams kullanırken müşterilerinden Zoom daveti alır ya da tam tersi olur. Bunun için üç yol vardır:

• Direct Guest Join: Teams Rooms cihazı Zoom ve Webex toplantılarına, Zoom Rooms cihazı da Teams toplantılarına konuk olarak katılır. Ses, görüntü ve içerik paylaşımı çalışır; ancak diğer platformun tüm özellikleri kullanılamaz. Teams Rooms'ta bu özellik Basic lisansta da vardır.
• BYOD (USB) modu: Odadaki cihaz dizüstü bilgisayara bağlanır ve bilgisayarın kamerası, mikrofonu ve hoparlörü olur. Toplantı hangi uygulamadan açılırsa açılsın çalışır.
• Kablosuz sunum: Toplantıya katılmadan yalnızca ekrana içerik yansıtmak gerekiyorsa kablosuz sunum sistemleri uygulama ve platformdan bağımsız çalışır.

• Microsoft 365 ve Teams kullanıyorsanız ve 25'ten az odanız varsa: Teams Rooms Basic ile başlayın; ihtiyaç doğan odaları Pro'ya geçirin. Lisanslar oda bazında atandığı için iki lisans türü birlikte kullanılabilir.
• Büyük salon, çift ekran, birden fazla kamera ya da merkezi uzaktan yönetim gerekiyorsa: o odalar için Teams Rooms Pro.
• Kurumunuz Zoom kullanıyorsa: Zoom Rooms; her paylaşılan oda için bir lisans planlayın.
• Toplantılarınız farklı platformlardan geliyorsa: kendi platformunuzda Direct Guest Join ve BYOD modunu destekleyen bir cihaz seçin.

Cihaz tarafındaki kararı (tek parça video bar mı, modüler sistem mi) ayrı bir rehberde ele aldık: Video Bar mı, Toplantı Odası Sistemi mi?

Hangi cihaz ve lisans birleşiminin odalarınıza uygun olduğunu keşif sırasında birlikte belirliyoruz. Toplantı ve Video Konferans çözümlerimizi inceleyebilir ya da ihtiyaç analizi formuyla oda sayınızı ve kullandığınız platformu paylaşabilirsiniz. Oda hesabını açma, lisansı atama ve cihazı yapılandırma işlerini kurulum sırasında sizin yerinize yapıyor, kullanıcılarınıza yerinde eğitim veriyoruz.

İkinci sık hata, oda için ayrı kaynak hesabı açmak yerine bir çalışanın kendi hesabıyla oturum açmaktır. Microsoft, ortak kullanılan toplantı cihazlarında kişisel kullanıcı lisanslarının kullanılamayacağını ve bu cihazların Teams Rooms lisansı gerektirdiğini belirtiyor. Kaynak hesabı açmak ve lisansı atamak kurulumun ilk adımıdır; bu adımı kurulum sırasında birlikte yapıyoruz.